FAQ Dyflexis

Medewerkers/uitzendkrachten

1.1 Hoe kan ik mijn geregistreerde uren inzien? Hoeveel overuren heb ik gemaakt?
Ga naar MIJN ROOSTER en klik op OVERZICHT UREN linksboven.

1.2 Hoe kan ik mijn geklokte uren inzien?
Bij MIJN ROOSTER kun je de geregistreerde uren in het kleur groen vinden op de dag dat je gewerkt hebt. Deze uren worden eerst geaccordeerd.

1.3 Hoe kan ik ruilen met mijn dienst?
Het is mogelijk voor de werknemer om te ruilen van zijn dienst. Dienstruilen is alleen mogelijk als de betreffende dienst in de toekomst plaatsvindt. Op dezelfde dag ruilen is niet mogelijk. Hoe de werknemers dit kan zie link: Hoe kan ik een dienst ruilen? – Kennisbank

Leidinggevenden

1.4 Hoe kan ik zien of de juiste toeslag wordt toegepast? Denk aan variabele en vaste toeslagen.
Deze worden achter de schermen automatisch door Dyflexis uitgevoerd. De HR officer controleert deze a.d.h.v. een overzicht of de juiste toeslagen zijn toegepast.

1.5 Er verschijnt een uitroepteken i.v.m. arbeidstijdenwet. Wat nu?
Dyflexis toont alleen een waarschuwing, maar dwingt de regelgeving niet af. Het is noodzakelijk om deze waarschuwing niet zomaar te negeren. Wij zijn namelijk als bedrijf verplicht om de arbeidstijdenwet na te leven. Als dit niet wordt nageleefd, dan kunnen we een boete opgelegd krijgen. Optie: Kies een andere werknemer of uitzendkracht voor de betreffende dienst voordat je de ATW overtreedt.

1.6 Kunnen medewerkers onderling van dienst ruilen in Dyflexis?
Ja, dat is mogelijk. Zie punt 1.3.

1.7 Kan ik registreren wie niet is komen opdagen?
Dit kan met een opmerking geregisteerd worden, ga naar = urenregistratie/ weekoverzicht/betreffende mdw/uzk/betreffende dag/druk op het plusje/notitie toevoegen. Dit komt in het urenoverzicht te staan.

1.8 Hoe zit het met compensatie opnemen? Bv wn werkt 6dg en de week erop 4dg.
Compensatie-uren zijn nog steeds mogelijk, echter zal dit goed bijgehouden moeten worden door de leidinggevende. Wanneer mdw/uzk dinsdag 1 uur langer werkt zodat hij op donderdag 1 uur eerder kan stoppen zie je dit terug in de kloktijden. Lg dient deze uren aan te passen en een opmerking te plaatsen bij de aangepaste uren. Op deze manier wordt dit recht getrokken in Dyflexis en worden er geen onnodige overuren betaald.

Compensatie dagen kunnen zoals normale uren geregistreerd worden, voor mdw/uzk in ploegen wordt het pas overuren wanneer de dienst op de regel “extra dienst” geregistreerd wordt of wanneer mdw/uzk meer dan 8 uur die dag werkt.

1.9 De 4 & 5 ploegenroosters worden die door PA of LG uitgerold?
Deze worden door de personeelsadministratie (PA) uitgerold. Dit geldt ook voor de overige roosters.

1.10 Ik ben ass.depot mg en ik kan mijn eigen uren niet registreren. Ik klok niet.
Iedereen tot aan de depot managers moeten klokken of uren registreren. Lukt dit niet, stuur pa een berichtje zodat je dit wel kan doen.

1.11 Bij Dyflexis worden de gewerkte uren geregistreerd op de werkdag waarop de dienst start. Hoe wordt dit gezien met overuren?
In Dyflexis worden de gewerkte uren geregistreerd op de werkdag waarop de dienst start. Dit betekent dat uren van een dienst die op zondagavond begint en doorloopt naar maandag, in Dyflexis worden geregistreerd op zondag. In Nedap werden deze uren naar maandag verschoven. Dit geldt tevens ook voor de overuren. Deze zullen op de zondag geregistreerd worden. Het is een eenmalige administratieve verschuiving door de overgang naar Dyflexis. Dit is volgens de nieuwe systematiek van Dyflexis en er dient goed naar de roosters gekeken te worden.

1.11 Is er voor mij als LG een overzicht van alle uren die akkoord gegeven zijn? Waar is deze te vinden? Zie ik dan ook de medewerkers die ik nog niet akkoord heb gegeven? Dit ook om te zien of er medewerkers onterecht zijn vergeten.
In de Urenregistratie registreer en accordeer je de uren. Via de filters Medewerkers selecteren en Uren selecteren kun je zoeken op bepaalde uren, bijvoorbeeld uren welke je nog dient te accorderen of uren op basis van Contractsoort.

1.12 Als ik de uren controleer door op het groene vinkje te klikken en daarna de uren aanpas, wat gebeurt er dan met het groene vinkje?
Als uren aangepast worden, na groene vinkje, dan dient er opnieuw geaccordeerd te worden. Zorg ervoor dat het vinkje opnieuw groen wordt.

1.13 Mijn medewerker gaat op een zondag werken (dat doet hij normaal niet) en heeft recht op 200% toeslag. Hoe moet ik dat in Dyflexis verwerken?
Je hoeft niks te doen. Dit is achter de schermen ingeregeld.

1.14 Als het een feestdag is op je werkdag, moet je dan feestdag invoeren?
De feestdagenregeling is door Dyflexis achter de schermen ingeregeld. Werkt een werknemer niet dan dien je feestdagenverlof te registreren. Werkt een werknemer dan wordt er achter de schermen de juiste toeslag berekent. Uitzendkracht: noteer enkel als een uitzendkracht heeft gewerkt.

1.15 Een logistiek mdw werkt op milieustraat en werkt op de zondag. Ontvangt hij wel de juiste toeslagen?
Ja, hij ontvangt de juiste toeslagen omdat de toeslagen achter de schermen in Dyflexis zijn ingeregeld. Via Urenoverzicht kun je zien welke toeslagen per medewerker/uitzendkracht toegepast zijn.

Hoe zorg ik ervoor dat een medewerker die alleen middagen werkt de juiste toeslagen ontvangt? Ook als ze voor verschillende afdelingen werken, zodat dit correct is voor zowel toeslagen als kostenplaats? Stel iemand werkt op MCFW en logistiek.
Dit is ingeregeld achter de schermen. Onder het kopje Inroosteren zijn er aparte regels voor bepaalde afdelingen aangemaakt. Bijvoorbeeld bij afdeling MCFW zijn er de toeslagen 114,3% en 100%. De leidinggevende moet de uren onder de juiste regel inroosteren. Toeslagen zijn gekoppeld aan kostenplaats, als iemand bij logistiek en mcfw werkt dan kent het systeem de juiste toeslag toe voor de verschillende diensten.

1.16 Wat wordt er bedoeld met de regel “extra dienst” bij inroosteren?
De regel “extra dienst” is alleen voor de 4/5 ploegen. Wanneer een medewerker/uitzendkracht (die vast in de ploegen werkt) extra komt werken, moet deze ingepland worden op de regel “extra dienst”. Wanneer diensten aan deze regel worden gekoppeld krijgt deze medewerker automatisch 150% betaald.

Medewerkers/uitzendkrachten

2.1 Vanaf wanneer zijn de verlofsaldo’s zichtbaar in Dyflexis?
Het verlof is in januari in week 2 ingeregeld en zichtbaar gesteld.

2.2 Hoe vraag ik een ander soort verlof aan dan “normaal” verlof?
“Normaal” verlof kan aangevraagd worden in de Dyflexis app en via de website. Alle andere soorten verlof kunnen ALLEEN in de app aangevraagd worden. Deze zijn NIET zichtbaar in de webversie.

2.3 Hoe wordt het verlof 2025 berekend?
De verlofrechten voor 2025 bedragen 216 uur op fulltimebasis, inclusief wettelijke en bovenwettelijke uren. Werk je parttime? Dan worden je verlofrechten naar rato berekend.

Voorbeeld:
Bij een contract van 33,6 uur per week worden de verlofrechten als volgt berekend: 33,6 ÷ 40 (fulltime uren) × 216 = 181,44 uur verlof in 2025.

Als je een compensatieregeling hebt, zijn de extra uren aan je verlofrechten toegevoegd.

Belangrijk om te weten:
Dyflexis werkt op weekbasis. Dit betekent dat de laatste week van 2025 (week 52) eindigt op 28 december. Hierdoor worden de verlofrechten voor de resterende 3 dagen van dat jaar (29, 30 en 31 december) niet meegenomen in de berekening voor 2025. Deze verlofrechten worden toegevoegd in week 1 van 2025 t/m 28-12-2025. Waarom? omdat Dyflexis per week systeem is.

2.4 Het openstaande verlofsaldo van 2024 in ADP komt niet overeen in Dyflexis. Hoe komt dat?
Dit komt doordat Dyflexis werkt met hele weken. Het systeem sluit het jaar niet op 31 december af, maar op de laatste zondag van het jaar.

Voor 2024 betekent dit:
Het jaar eindigt in Dyflexis op 29 december 2024 (week 52).
De dagen 30 en 31 december 2024 vallen in week 1 van 2025.
Je verlofsaldo lijkt daardoor anders, maar je raakt geen uren kwijt. De verlofdagen van 30 en 31 december schuiven gewoon mee naar het nieuwe jaar.

Hier is een rekenvoorbeeld:
De totale verlofrechten voor 2024 zijn 216 uur.
Per maand krijg je: 216 ÷ 12 = 18 uur verlof.
December heeft 22 werkbare dagen, dus per werkdag verdien je: 18 ÷ 22 = 0,82 uur (afgerond).
Voor 30 en 31 december (2 dagen) is dat: 0,82 × 2 = 1,64 uur verlof.
Stel, je had op 29 december 2024 nog 40 uur verlof.

In Dyflexis wordt 1,64 uur hiervan verrekend naar 2025.
Daardoor lijkt je verlofsaldo in Dyflexis 38,36 uur in plaats van 40 uur.
Belangrijk: Dit betekent niet dat je verlof kwijt is, maar dat het op een andere manier wordt meegenomen naar het nieuwe jaar.

Kort samengevat: Dyflexis rekent in weken en niet in kalenderdagen, daarom kan het saldo er anders uitzien dan in ADP.

Leidinggevenden

2.5 De optie onbetaald verlof staat als optie bij verlof. Wanneer is er sprake van onbetaald verlof?
Onbetaald verlof kan uitsluitend worden ingezet na overleg met zowel HR als de leidinggevende. De mogelijkheid en voorwaarden worden per situatie beoordeeld, afhankelijk van de specifieke omstandigheden en de geldende beleidsrichtlijnen

2.6 Ik ontvang geen verlofmeldingen per mail. Kan dat aangezet worden?
Ja, dat is mogelijk. Mail naar pa@dynagroup.nl dat je de verlofnotificaties aan wil hebben. Dit i.v.m. de zichtbaarheid van de afdelingen.

Medewerkers/uitzendkrachten

3.1 Kunnen medewerkers het afdelingsrooster inzien? En van collega’s? Hoe dan?
Ga naar Dagrooster of Weekrooster. Hier zie je het volledige dag- of weekrooster en met wie je ingeroosterd staat.
Via de knop Weergave kun je kiezen of je het rooster geselecteerd wilt hebben op volgorde van Afdeling of op volgorde van de namen van de medewerkers.

Leidinggevenden

3.2 Mijn nieuwe medewerker/uitzendkracht is gestart en staat niet in Dyflexis. Wat nu?
De nieuwe medewerker/uitzendkracht kunnen gebruik maken van de blanco profielen genaamd: flexkracht 1 etc. Geef per mail aan PA door welke blanco profiel gebruikt is geworden en voor wie (voor- en achternaam) en eventueel het uitzendbureau. Dan kan PA deze z.s.m. omzetten naar het profiel van de betreffende persoon.

3.3 Krijgen uitzendkrachten ook een inlog van Dyflexis ivm planning?
Ja, ook de uitzendkrachten ontvangen een inlog van Dyflexis.

3.4 Ik zie medewerkers/uitzendkrachten die niet in mijn team horen. Wat nu?
Geef dit zsm door aan pa@dynagroup.nl zodat dit rechtgetrokken kan worden.

HR officer

3.5 Welke controles voer je uit als HR officer?
Het is de taak van leidinggevende om ervoor te zorgen dat de uren volledig en correct staan in Dyflexis. Wanneer er geen of foute registraties in Dyflexis staan zal de HR Officer de leidinggevende hierop aanspreken. HR Officer controleert dit door het uitvoeren van de volgende controles:

• Elke maandag na 12u (middag) controleren of er openstaande meldingen staan: Via icoontje huisje (linkerkant) – start – urenregistratie – uren accorderen (rechts). Er verschijnt een nieuw venster met de openstaande meldingen. Deze allemaal oppakken met de leidinggevenden.
• Tevens controleren via icoontje huisje (linkerkant) – start – urenregistratie – Diensten zonder geregistreerde uren, dit zijn de diensten die niet gekoppeld zijn. Deze moeten opgepakt worden anders blijven ze hangen. Dit betekent dat de weken niet afgesloten kunnen worden. De diensten kunnen verwijderd worden door: rechtermuisknop en verwijderen klikken. Klik dan op F5.
• Zorg dat het verlof is bijgewerkt. Dit kun je zien als je op het icoontje huisje (linkerkant) – start – verlof. Informeer de leidinggevenden als er nog openstaande verlofverzoeken staan.
• Ziekte uren bijwerken; Dit kun je zien als je op het icoontje huisje (linkerkant) – start – ziekte uren. Informeer de leidinggevenden als er nog openstaande ziekte uren niet correct verwerkt zijn.
• Uren controleren van de week ervoor: Icoontje Klok – urenoverzicht.
  Bij de titel berekening – Plus/Min – loop deze kolom door. Er kunnen geen getallen staan. Als deze ertussen staan dient deze uren nog verantwoord te worden.

Dit overzicht toont het jaar 2025. De rode cirkels geven aan op welke dag de maand wordt afgesloten voor de payroll.

Weken die dezelfde kleur hebben, worden tot en met de zondag vóór de afsluitdatum meegenomen in de berekening van overuren en meeruren. Deze gegevens worden vervolgens doorgezet naar AFAS.